COMO REDACTAR LA CARTA

El orden en el que redactamos la carta se vuelve algo fundamental para la correcta lectura posterior de la persona que la recibe. No podemos redactar la carta de manera espontánea, según nos vengan las palabras a la mente. Será necesario, y así lo recomendamos, que se haga un borrador previo de la carta, que se lea varias antes de enviarse, y que se cuida su estructura. Una estructura de una carta bien podría ser así:

– Fecha

– Encabezamiento

– Introducción y cuerpo (asunto a tratar)

– Despedida y firma

Lo que no debe ocurrir al terminar una carta o un escrito es que nos demos cuenta que nos hemos olvidado alguna cosa fundamental y trastoquemos el orden anterior. Para este tipo de cosas, podemos añadir una posdata o una nota al margen. Pero sin abusar, la posdata o la nota ha de ser breve.

En cuanto al contenido de las cartas, cabe destacar que existen cartas privadas, cartas de relación social y cartas comerciales. Siendo las privadas escritas a mano y las comerciales siempre mecanografiadas o por ordenador.

La despedida también debe guardar relación con el encabezamiento. No se debe mandar abrazos a quien hemos tratado de señor, con distanciamiento. Los abrazos serán enviados solo en cartas a familiares cercanos o amigos.

Las cualidades que debe cubrir todo escrito son las mismas que deben prevalecer también cuando nos comunicamos con nuestros semejantes por medio de la palabra: sencillez y claridad en la expresión, precisión de conceptos y determinación del fin propuesto.

¿QUE ES UNA CARTA?

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).la carta puede ser También un comunicado personalizado con carácter formal, se utiliza para informar, solicitar, agradecer e invitar como un carácter expositivo.

COMO REDACTAR UNA ACTA

Estos documentos tienen una serie de características que deben respetarse para que el acta tenga validez.
La primera característica que tiene la redacción de actas es que debe incluirse en el documento la fecha, hora y lugar en que se desarrollaron la reunión.
También debe figurar en el acta los nombres y apellidos de los convocados a la junta, indicando quiénes asistieron y quiénes no.
El nombre y apellido de la persona que preside la reunión también se incluirá en el documento.
El orden del día en el que se indicará la agenda a tratar durante la reunión también es necesario incluirlo en la redacción de actas.
Este orden estará regido por los temas más importantes al principio de la reunión y se dejarán los menos trascendentes para el final.
En la redacción de actas deben indicarse los acuerdos o desacuerdos a los que se llegaron durante la reunión.
En caso de haya habido un acuerdo, debe incluirse en el documento los nombres y apellidos de las personas participantes en el acuerdo.
Por último, en la redacción de actas debe aparecer la firma del presidente y secretario de la reunión, siendo éste último el encargado de levantar el acta oficial.
La firma de ambos dejará constancia de que el acta ha sido aprobada durante la reunión.
La redacción de actas debe ser detallada, completa y clara para que sea fácil localizar información en posteriores etapas.
La imparcialidad debe estar presente a lo largo de toda el acta, no debe incluir juicios de valor u opiniones personales del redacto

¿QUE ES LA ACTA?

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.
El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido durante la reunión, y de esta manera validar dicho encuentro.

COMO REDACTAR UN MEMORANDO

Por lo general se redacta de forma apaisada. En la parte superior aparecen dos particiones. En la partición de la derecha introduciremos la fecha y la dirección de la persona a quién está destinada la carta memorando. En la partición izquierda colocaremos el membrete y dirección de la persona o entidad que redacta el modelo carta memorando.
La carta memorando o también llamado memorándum, es un tipo de carta que se utiliza principalmente en las relaciones comerciales.

¿QUE ES UN MEMORANDO?

Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. Regionales, nacionales, o internacionales.

También está elaborado con el fin de informar o solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación en particular.

COMO REDACTAR UN INFORME
Un informe debe ser elaborado con un lenguaje claro, preciso, concreto y objetivo. Se debe evitar incluir apreciaciones personales haciendo uso de formas verbales como: creo, pienso, me gustaría, deseo, etc., las cuales deben ser sustituidas por otras como: se observa, se ha analizado, se procedió, etc.

Hay diferentes tipos de informes, y estos pueden ser expositivos, interpretativos o demostrativos.

El informe expositivo es una secuencia de hechos narrada sin análisis e interpretaciones del autor, debe contener antecedentes que ayuden a comprender lo que se narra, por ejemplo la venta de productos en tiendas comerciales.
El informe interpretativo analiza las situaciones para sacar conclusiones y poder dar las recomendaciones oportunas., por ejemplo realizar la evaluación sobre prácticas pedagógicas.
El informe demostrativo es el que se plantea después de un estudio, se describen los pasos seguidos, las conclusiones obtenidas, también recibe el nombre de científico o técnico.
Concretamente, la realización de un informe debe contar con las siguientes fases: fijar el objetivo, seleccionar la información, analizar esta última, evaluar y verificar, estructurar el informe, y proceder a trabajar en el mismo.

Para fijar el objetivo, hazte estas preguntas: ¿Para quién es el informe?, ¿Cuál es el uso que le va a dar?, ¿Qué es lo que se quiere conocer?, ¿Qué conocimientos tiene del tema?

Define la fase preliminar de las actividades que vas a realizar para lograr los criterios de evaluación propuestos. Determina las fuentes de la información, los recursos humanos y los recursos materiales para extraer los datos. Una vez extraídos, analiza toda la información seleccionada, organízala y empieza a hacer comparaciones.

Evalúa los datos y procede a verificar los mismos, consolida la información, organiza y elabora el informe escrito.

La estructura del informe se divide en tres partes:

La introducción responde a las preguntas: ¿para qué? ¿Por qué? y ¿con qué?
El desarrollo presenta los procedimientos o metodología utilizada para recopilar la información, responde a la pregunta ¿cómo?
La conclusión es donde se presentan los resultados obtenidos, responde a la pregunta ¿qué se encontró? y ¿qué debe hacerse?
Como recomendaciones generales para aplicar a tu informe, te damos las siguientes: el informe debe ser objetivo, no se acepta la subjetividad, menciona todos los datos posibles, sé organizado, describe con detalle cada paso seguido, cita las fuentes de información que has consultado, escribe párrafos cortos, claros, precisos y concretos, expón de forma precisa, y presenta tu informe.

Además, en un Como puedes ver cómo escribir diferentes tipos de informes:

Cómo hacer un informe de gestión
Cómo escribir un informe clínico
Cómo elaborar un informe analítico
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¿QUE ES EL INFORME?

Un informe es un escrito que tiene como fin el de comunicar y dar cuenta de una situación desde diferentes perspectivas, es decir, de algo sobre lo que se está realizando una investigación exhaustiva. Un informe puede ser solicitado en cualquier ámbito, ya sea en el laboral, el estudiantil, el universitario, el comercial, etc.

COMO REDACTAR UNA COTIZACIÓN

Colocar el nombre del cliente: Es importante colocar el nombre de la empresa, nombre personal y/o logo para darle formalidad.

Nombrar el presupuesto: Por ejemplo campaña de lanzamiento, diseño institucional, servicios

En la parte sustanciosa del presupuesto van los siguientes puntos:

Cantidad: número de servicios o productos que se van a necesitar.

Servicio: nombre del servicio, si son flyers, diseño, presentación, etc.

Descripción del servicio: lo más detallada posible, así el cliente sabrá en qué va a invertir. No se trata de especificar la estrategia, sólo lo que se va  a realizar a grandes rasgos.

Precio unitario: Precio por unidad de cada servicio o producto.

Precio Total: Multiplicar la cantidad del producto o servicio por el precio unitario.

Nota/Observación: se describe algo específico como los tiempos de entrega, porcentaje de adelanto, costo antes de alguna fecha, sólo aplica con tres cambios, etc.

Total: Precio sin IVA o con IVA, dependiendo si realizarás alguna facturación.

Vigencia: Es necesario colocar el tiempo que es válido el precio, por eso es importante colocar la fecha en el encabezado.

Forma de pago: Si requieres de un porcentaje de anticipación y en cuánto tiempo.

¿QUE ES UNA COTIZACIÓN?

La cotización es el precio unitario de mercado de un bien.

En la economía general, la cotización es la tasación o valoración de una acción o título económico para determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta.